Dit heb jij ook vast meegemaakt. Ben je op je vakantieadres aangekomen en wil je je telefoon (tablet/iPad/o.i.d.) opladen…. Potverdikkie… oplaadkabel thuis laten liggen!
Als gezin kennen we deze ervaring niet meer, althans; we stoten ons maximaal nog één keer aan deze steen.
Bij ons op de netwerkschijf staat namelijk het ‘vakantie-paklijstje.docx’ (in een winter- en een zomervariant trouwens). Op dit paklijstje alle zaken die we vooral niet moeten vergeten. En dat doen we dus niet meer.
Soms wil het gebeuren dat we er op vakantie achter komen dat we toch iets zijn vergeten. Omdat we bijvoorbeeld een nieuw apparaat hebben meegenomen of omdat onze wensen zijn veranderd (vanwege terugtrekkende haargrens heb ik bijvoorbeeld nu een petje nodig). Nou, dat gebeurt dus éénmalig, want het ‘vakantie-paklijstje.docx’ wordt direct aangepast voor de volgende vakantie.
En andersom gebeurt het ook. Artikelen verdwijnen van het lijstje. Niet meer nodig. Dit gebeurd met de luiers voor de kinderen, de dvd’s, de eurocheques en de fotorolletjes.
Ik ga op vakantie en ik neem mee…
Het vakantie-paklijstje tijdens het inpakken!
Mijn collega Sylvester Persoon schreef al een blog over Lean. In een helder artikel liet hij zien dat Lean méér is dan een set tools om processen te optimaliseren. Hij schreef hierin over het Lean-Huis, dat bestaat uit een aantal elementen.
- Doelen -> de doelen van de organisatie.
- Stabiliteit -> uniforme werkwijze.
- Kwaliteit -> foutloos en conform verwachting van de klant.
- Snelheid -> tijdig leveren op de momenten dat de klant het wil.
- Mensen -> in hoeverre zijn de medewerkers betrokken.
- Waarde -> focussen we op datgene wat de klant wil.
Sylvester is toen dieper ingegaan op de reden waarom het hebben van doelen belangrijk is, met als belangrijke tip deze ook te visualiseren.
‘Mijn vakantie-paklijstje’ is een goed voorbeeld van de Lean-tools die bijdragen aan het hebben van stabiliteit, kwaliteit en mogelijk zelfs snelheid. In Lean-termen wordt mijn paklijstje ook wel ‘standard(ised) work’ genoemd of ‘standard operating procedure (SOP). Dit zijn korte werkinstructies die worden gebruikt om het werk keer op keer met een zelfde (of verbeterde) kwaliteit uit te voeren.
Het mooie van SOPjes is dat het juist een beroep doet op je creativiteit. Door voor een stuk werk een simpele handleiding te hebben, zorgen we ervoor dat we voor de klant een constante kwaliteit kunnen leveren. Maar je gebruikt hem ook om ervoor zorgen dat als iemand een betere werkwijze verzint, dit in het SOPje kan worden aangegeven. Ofwel; de SOP wordt continu verbeterd en als middel gebruikt om iedereen deze verbeteringen te laten gebruiken.
De creativiteit gaat er dus nu juist in zitten om niet steeds opnieuw het wiel uit te vinden, maar om te zorgen dat dat wiel steeds soepeler gaat draaien!
Lange handleidingen zijn voor de liefhebber. De meesten van ons lezen liever geen handleiding of geven de voorkeur aan een Quick Reference Card.
Een SOP wordt ook het meest gebruikt en continu verbeterd, als deze kort is. Probeer het op één A4 te houden. En gebruik hierbij zoveel mogelijk afbeeldingen om de stappen in de werkwijze te verduidelijken. Eén plaatje kan meer zeggen dan vele woorden.
Nog wat handige tips voor het maken van een SOP:
- Maak een standaard template voor een SOP, met bovenin ruimte voor een pakkende titel, een korte beschrijving waarvoor de SOP is, de naam van de beheerder van de SOP en een legenda voor pictogrammen die je gebruikt.
- Gebruik een eerste kolom om je stappen te nummeren.
- Gebruik de tweede en derde kolom om de stappen te beschrijven en met afbeeldingen te illustreren.
- Plaats in de vierde kolom wat tips of benoem vaker voorkomende uitzonderingen. Houd deze kolom wat breder in opzet, zodat je collega’s ook ruimte hebben om eigen aantekeningen erin te zetten.
Ten slotte nog twee tips voor als je de SOP hebt gemaakt:
- Test een SOP een paar keer uit, bij verschillende collega’s. Je zult merken dat hij er steeds beter van wordt. Hopelijk zie je dat collega’s de SOP direct gaan gebruiken en enthousiast worden omdat ze nieuwe ‘trucjes’ leren die hen het werk makkelijker maken.
- Neem als beheerder van een SOP de verantwoordelijkheid om eens per kwartaal of jaar te checken of je SOP nog actueel is. Misschien hebben je collega’s andere, nog handigere werkwijzen bedacht die toch niet met elkaar zijn gedeeld. Als deze werkwijzen zorgen voor een betere kwaliteit/snelheid, gebruik deze inzichten om de SOP te verbeteren.
In de blog van Sylvester heeft hij hulpmiddelen geboden om de visie, droom en doelen helder te maken. Met het maken, gebruiken en continu verbeteren van SOPjes, bouw je aan het andere wezenlijke fundament van het Lean-huis: stabiliteit. Met deze twee elementen op hun plek, kun je gaan bouwen aan de andere elementen van het Lean-huis. Zoals al eerder gemeld, moeten alle elementen van het Lean-huis aanwezig zijn. Dus denk niet dat je er met het hebben van het fundament al bent...
Wil je hier meer over weten? Neem gerust contact op met mij!
René Preenen - Business Specialist
r.preenen@agium.nl of 06 – 514 58 091